Eurheilu eli esports LAN-tapahtuman järjestämisestä 2022-2023

Oletko miettinyt tälle tai ensi vuodelle omaa paikallista eurheilutapahtumaa? Oletko koskaan aiemmin ollut mukana järjestämässä tapahtumia, joihin liittyy kilpailu, joukkueita, katsojia, mainostajia – ja joka tapahtuu sekä paikallisesti, että striimattuna online? Jos haluat järjestää isomman ja ammattimaisen tapahtuman, tässä sinulle muutama vinkki, ja muista ennenkaikkea – että KAIKKEA ei tarvitse tehdä itse, vaan kyse on yhteistyöstä ja kaiken koordinoimisesta onnistuneesti maaliin.

Paikalla on väliä

Kun lähdetään miettimään tapahtumaa, yksi iso ja tärkeä asia on itse tapahtumapaikka. Jos olet vaikka miettinyt valmiiksi erilaisia sponsoripaikkoja, niin tapahtumapaikka määrittelee minne mainoskangas tai kankaat tulevat, minkä kokoisia ne ovat, ja miten ne ehkä pitää myös valaista. Ja kun tapahtuma on eurheilu, eli paikalle tulee useita tietokoneita näyttöineen yms, joten paikan sähköjen tulee olla kunnossa ja tapahtumapaikalla tulee olla hyvät tietoliikenneyhteydet.

Paikka on tärkeä sekä itse kilpailutapahtuman, eli siellä pitää olla alue, jonne on hyvä näkyvyys yleisöllä – mutta siellä pitää olla myös hyvät esittelypaikat paikalle tuleville organisaatioille sekä sponsoreille – loppujen lopuksi tapahtumalla on tarkoitus myös ansaita euroja.

Tekniikalla on suuri merkitys

Kun järjestetään eurheilutapahtuma, on tärkeätä alusta alkaen huolehtia, että tapahtuman tekninen puoli on varmasti hallussa. Jokaiselle paikalle tulevalle joukkueelle pitää kertoa yksiselitteisen selvästi millaiset mahdollisuudet paikalla on laittaa tietokoneet yms kuntoon, millainen verkko tapahtumassa on jne. Tekniikkapuoli tulee tehdä selkeästi ja jokaiselle paikalle tulevalle organisaatiolla tulee kertoa hyvissä ajoin, mitä paikalla on tarjolla, ja mitä joukkueilta odotetaan – tekemällä kaikki selkeästi ja määrämuotoisesti, myös mahdolliset ongelmatilanteet voidaan hoitaa helpommin. Älä siis lähde juoksemaan jokaisen erikoispyynnön perään, vaan tee alusta asti teknisen toimittajasi kanssa speksit valmiiksi – ja pysy niissä.

Itse peli ja joukkueet

Luonnollisesti tapahtuma rakentuu jonkun pelin ympärille. Pelitapahtuma rakentuu pelin julkaisijan, mahdollisten kattojärjestöjen sekä joukkueiden kautta kokonaisuudeksi, jota voidaan alkaa markkinoida jo ennen lopullisten joukkueiden varmistumista, mutta jos olet ensimmäistä kertaa rakentamassa tapahtumaa, ota mukaan henkilöitä ja tahoja, jotka ovat jo aiemmin olleet rakentamassa pelitapahtumaa. Ja kutsutko joukkueet paikalle, vai onko ennen turnaustasi vielä karsinnat – ja minkälaiset palkinnot teillä on tarjolla? Suomessa korkeimman tason kilpailuihin yllät jo sillä, että tarjoat kolmelle parhaalle joukkueelle palkintopotin esimerkiksi 10 000 euroa.

Markkinointi ja tulorakenne

Eurheilutapahtumat ovat maailmanlaajuisesti yksi niistä asioita, jotka tuottavat rahaa. Siksi ympäri maailman on perustettu ja rakennettu nimenomaan eurheilua varten areenoita, joissa voi olla kymmeniä tuhansia katselijoita, ja sitä kautta useamman päivän tapahtuvat tuottavat kaikkinensa miljoonien eurojen liikevaihdon: pääsymaksut, lisätapahtumat, tuotemyynti, sponsorimainokset, tilausstriimit….

Esimerkiksi sponsoritulojen suhteen jo mainoskangas mahdollisuus täysin tapahtuman tuottajan toimittajan helpottaa sponsorinmukaan tuloa – nimittäin läheskään jokaisella potentiaalisella alueellisella mainostajalla ei ole mitään valmista mainoslakanaa tai kylttiä tapahtumaanne varten – joten teidän on hyvä tarjota sellainen valmiina.

Suomessa jos lähdet tavoitteleman tuollaista 10 000 euron palkintopotillista tapahtumaa, voidaan ajatella kulurakenne tähän malliin:

Jos tapahtuma mahdollistaa esimerkiksi 1000 katsojan paikalle saamisen, ja tavoite asetetaan 500 katsojaan päivässä, lippujen hinnan ollessa 20 euroa kahdelle päivälle, tuottaisivat lipputulot 10 000 euroa, joten sponsoritulojen tulisi kattaa puolet tapahtumakuluista eli toiset 10 000 euroa. Jos olet järjestämässä tapahtumaa ensimmäistä kertaa, pitää sinun luoda hyvä ja näyttävä suunnitelma, niin paikallisesti ei ole mahdotonta löytää tuota sponsorirahaa, ja tapahtumaa tukeva markkinointi kannattaa aloittaa heti jo suunnitteluvaiheessa- vaikkei mikään olisi vielä edes varmaa – amerikkalaiset osaavat tämän ns. promisewaren myymisen, ehkä meidän suomalaistenkin pitäisi uskaltaa tehdä samoin?

Kuten jo arvasit, tämä artikkeli ei tarjoa suoraan kaikkia vastauksia, mutta ohjaa sinut ajattelemaan tarpeeksi isosti, jotta mahdollinen tapahtumasi tuottaisi sekä rahaa että elämyksiä. Esitellyt kulurakenteet ovat kuvitteellisia ja lopulliset kulut ja potentiaaliset tulot vaihtelevat kaupungista toiseen, kuten myös pelistä toiseen – ja jos saat mukaan pelaamaan joitain paikallisia tähtiä, tai jopa kaupungin johtajaa yms, niin voit saada katsomoon paljon myös sellaisia katselijoita, jotka eivät itse pelistä olisi välttämättä koskaan kuulleetkaan. Suunnitteluvaihe on tärkein, koska silloin pitää ottaa selvää kaikista mahdollisista kuluista ja rakentaa selkeä runko tapahtumalle, niin rakennusvaiheen kuin itse tapahtuman osalta + ennakkomarkkinointi ja jälkimarkkinointi, eikä yhtään isompaa tapahtumaa pidä lähteä rakentamaan ajatuksella “vain tämän kerran”, vaan toistoissa piilee tulos – eli jos rakennat tapahtuman, tee siitä toistuva!

Muuta luettavaa muualta

Apple Pay maksaminen on nopea ja helppo tapa maksaa ostokset

Apple Pay maksaminen on helppoa. Teet ostoksia helposti ja turvallisesti omalla iPhonellasi, iPadillasi, Apple Watchillasi tai Mac-tietokoneellasi. Maksaminen kaupoissa, verkossa ja sovelluksissa on mahdollista näillä laitteilla yhdellä kosketuksella tai vilkaisulla, ilman,että sinulla on muovikorttia.